رازهای برگزاری جلسات کاری موثر, از کلمات تا عمل!
برگزاری جلسات کاری موثر به معنای گرد هم آوردن افراد متخصص به‌منظور حل مشکلات، بررسی فرایندها یا تصمیم‌گیری‌های کلیدی در یک سازمان است. این جلسات خصوصا در استارتاپ‌ها اهمیت بیشتری دارند؛ زیرا این کسب‌وکارهای نوپا نیاز به هماهنگی و برنامه‌ریزی‌های متعددی دارند. هدف اصلی از برگزاری این جلسات، دست‌یابی به راهکارهای بهینه و پیشبرد اهداف سازمان بوده و اگر به‌درستی برگزار شوند، می‌توانند نتایج ارزشمندی را به دنبال داشته باشند.
تصور برخی افراد این است که جلسات کاری تنها باعث هدر رفتن وقت و منابع می‌شوند؛ اما اگر اصول و روش‌های مناسب برای برگزاری این جلسات رعایت گردد، جلسات نه‌تنها بی‌فایده نخواهند بود، بلکه به ابزاری موثر برای تصمیم‌گیری و پیشبرد پروژه‌ها تبدیل می‌شوند. برگزاری جلسات کاری کمک می‌کند تا اعضا در فضایی سازماندهی شده به بررسی مسائل پرداخته و راهکارهای مفید و عملی ارائه دهند.
اصلی‌ترین نکات برای برگزاری جلسات کاری موثر
برگزاری جلسات کاری موثر نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و رعایت اصولی است که می‌تواند به افزایش بهره‌وری و تصمیم‌گیری‌های بهتر منجر شود. در این جلسات، هدف اصلی باید به‌وضوح مشخص شده و اعضا قبل از حضور، برای بحث و بررسی آماده باشند. برای دست‌یابی به نتایج موثر، رعایت برخی نکات کلیدی ضروری است که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم.
هدف جلسه را مشخص کنید
تعیین یک هدف واضح و مشخص برای هر جلسه از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. بدون وجود یک هدف مشخص، اعضای جلسه احتمالا دچار سردرگمی می‌شوند و نمی‌توانند تمرکز لازم را داشته باشند. هدف جلسه باید به طور روشن به همه شرکت‌کنندگان اعلام شود تا هر یک از آن‌ها با دقت روی موضوعات بحث تمرکز کنند. این کار به کاهش زمان جلسه و افزایش کیفیت مباحث کمک می‌کند و در نهایت به نتیجه‌گیری بهتری می‌انجامد.
آمادگی برای جلسه
آمادگی پیش از برگزاری جلسه یکی از اصول کلیدی برگزاری جلسات کاری موثر است. برگزارکننده باید دستور جلسه را تهیه کرده و به شرکت‌کنندگان ارسال کند تا همه با موضوعات مطرح شده آشنا شوند. همچنین، اطمینان از آماده بودن اطلاعات و مستندات لازم برای بحث در جلسه، می‌تواند به برگزاری یک جلسه موفق کمک کند. آمادگی شرکت‌کنندگان و برگزارکننده به آن‌ها اجازه می‌دهد که در بحث‌ها مشارکت فعالی داشته باشند و نتایج بهتری به دست آورند.
انتخاب افراد مناسب برای حضور
حضور افرادی که با موضوع جلسه مرتبط هستند، از نکات مهم محسوب می‌شود. انتخاب صحیح افراد می‌تواند به بهبود کیفیت بحث‌ها و تصمیم‌گیری‌ها کمک کند. اگر افرادی که به جلسه دعوت می‌شوند، اطلاعات کافی درباره موضوع نداشته باشند، احتمالا جلسه بی‌فایده و کسل‌کننده می‌شود. به همین دلیل، دعوت از اعضای کلیدی که به‌نوعی در موضوع جلسه تاثیرگذار هستند، بسیار ضروری است تا بتوانند نظرات و پیشنهادات مفیدی ارائه دهند.
شروع به‌موقع جلسه
مدیریت زمان در جلسات از عوامل حیاتی برای برگزاری جلسات کاری موثر محسوب می‌شود. انتظار برای افراد تاخیرکننده می‌تواند به هدر رفتن وقت منجر شود و از تمرکز جلسه بکاهد؛ بنابراین، جلسه را در زمان تعیین شده آغاز کنید و به زمان پایبند باشید. این کار به حاضرین نشان می‌دهد که زمان آن‌ها ارزشمند است و در عین حال به حفظ نظم و ترتیب جلسه کمک می‌کند.
مدیریت زمان جلسه
مدت زمان هر جلسه باید طوری تنظیم شود که به حداکثر بهره‌وری دست یابید. طبق استانداردهای مدیریتی، جلسات نباید بیشتر از ۶۰ دقیقه طول بکشند. این امر به حفظ تمرکز و جلوگیری از خستگی شرکت‌کنندگان کمک می‌کند. همچنین، با متمرکز کردن بحث بر روی موضوعات اصلی و اجتناب از حواشی، می‌توانید جلسه را در کمترین زمان ممکن به پایان برسانید و نتایج موثری را به دست آورید.
مشارکت تمامی افراد
ایجاد فضایی برای ابراز نظر تمامی حاضرین یکی از کلیدی‌ترین نکات در برگزاری جلسات کاری موثر است. مدیر جلسه باید شرایط را طوری مدیریت کند که همه افراد فرصتی برابر برای بیان نظرات خود داشته باشند. این موضوع باعث می‌شود که از تجربیات و دیدگاه‌های مختلف بهره‌برداری شود و تصمیم‌گیری‌ها بر اساس اطلاعات کامل‌تری انجام شود. به همین دلیل، از ورود افراد به حریم شخصی یکدیگر جلوگیری کنید و به همه اجازه دهید تا نظرات خود را بیان کنند.
اجتناب از استفاده از گوشی‌های همراه
حضور با گوشی همراه در جلسه می‌تواند حواس‌پرتی و عدم تمرکز را به همراه داشته باشد. برای افزایش کارایی جلسه، بهتر است از شرکت‌کنندگان بخواهید که گوشی‌های خود را خاموش کرده یا کنار بگذارند. این اقدام به آن‌ها کمک می‌کند تا روی بحث‌ها تمرکز بیشتری داشته باشند و از هدر رفتن وقت جلوگیری شود. در صورتی که این موضوع را در دعوت‌نامه جلسه ذکر کنید، افراد از قبل با این قاعده آشنا خواهند شد و در حین جلسه با حواس‌پرتی کمتری مواجه خواهند بود.
نتیجه‌گیری و پیگیری
در پایان هر جلسه، نتیجه‌گیری دقیق از مباحث مطرح شده اهمیت بالایی دارد. هر یک از تصمیمات گرفته شده باید به‌وضوح تعیین شود و اعضا باید بدانند که مسئولیت هر اقدام بر عهده کدام فرد است. همچنین، پیگیری اقدامات مشخص شده در جلسات آینده می‌تواند به اطمینان از عملی شدن تصمیمات کمک کند. اگر جلسات به طور مستمر بدون پیگیری نتایج برگزار شوند، احتمالا انگیزه و هدف اصلی برگزاری جلسات از بین برود.
تا به حال اسم تکنیک ۶ کلاه به گوشتان خورده است؟
برگزاری جلسات کاری موثر نیازمند تکنیک‌های خلاقانه و سازماندهی دقیق است. یکی از این تکنیک‌ها، تکنیک شش کلاه تفکر است که به تحلیل موضوعات از زوایای مختلف کمک می‌کند. ادوارد دوبونو؛ خالق این روش، شش نوع تفکر مختلف را با رنگ‌های کلاه مشخص کرد که هر یک از آن‌ها نمایانگر رویکرد خاصی در تفکر بود. افراد با به‌کارگیری این تکنیک می‌توانند بدون پیش‌داوری و با نگرش‌های متفاوت، به بررسی موضوعات بپردازند. در ادامه، به توضیح هر یک از کلاه‌ها می‌پردازیم.
کلاه سفید
کلاه سفید به واقعیت‌ها و داده‌های ملموس اختصاص دارد. فردی که این کلاه را به سر می‌گذارد، تمرکز خود را روی اطلاعات و ارقام گذاشته و از قضاوت‌های شخصی و عواطف خود دوری می‌کند. این رویکرد به حاضرین کمک می‌کند تا فقط به حقایق موجود بپردازند و از تحلیل‌های احساسی و غیردقیق پرهیز کنند. این نوع تفکر خصوصا در مراحل اولیه بحث بسیار مهم است؛ زیرا پایه‌ای برای تصمیم‌گیری‌های آتی را فراهم می‌آورد.
کلاه قرمز
کلاه قرمز نماد احساسات و عواطف است. فردی که این کلاه را بر سر می‌گذارد، می‌تواند احساسات خود را به‌صورت آزادانه بیان کند و بدون هیچ‌گونه تحلیل منطقی، جنبه‌های احساسی موضوع را در نظر بگیرد و منجر به برگزاری جلسات کاری موثر می‌شود. این کلاه به اعضای جلسه اجازه می‌دهد تا از زاویه احساسی به موضوعات نگاه کنند و احساساتشان را به‌راحتی ابراز کنند. در نتیجه، این رویکرد می‌تواند درک بهتری از واکنش‌های افراد نسبت به موضوعات مختلف فراهم کند.
کلاه سیاه
کلاه سیاه نمایانگر تفکر انتقادی و نظرات منفی است. کسی که این کلاه را بر سر می‌گذارد، به بررسی جنبه‌های منفی و چالش‌های موجود می‌پردازد. هدف این کلاه، شناسایی مشکلات و موانع احتمالی در مسیر موفقیت بود. با این تحلیل منطقی، تیم می‌تواند به واقعیت‌های سخت‌تری پی ببرد و از دیدگاه منفی خود به‌عنوان یک فرصت برای بهبود استفاده کند.
کلاه زرد
کلاه زرد نماینده تفکرات مثبت و سازنده محسوب می‌شود. فردی که این کلاه را به سر می‌گذارد، به دنبال جنبه‌های خوب و مثبت موضوع است و سعی دارد فرصت‌ها و مزایای آن را شناسایی کند. این کلاه به حاضرین کمک می‌کند تا در میان چالش‌ها، دیدگاهی خوش‌بینانه و امیدبخش داشته باشند و از فکر کردن به راه‌حل‌های سازنده دریغ نکنند.
کلاه سبز
کلاه سبز نماد خلاقیت و نوآوری است. این کلاه برای ابراز ایده‌ها و راه‌حل‌های جدید استفاده می‌شود. افرادی که با کلاه سبز در جلسه حاضر می‌شوند، تشویق می‌شوند تا نظرات جدید و خلاقانه خود را مطرح کنند و به تولید ایده‌های نو بپردازند. این نوع تفکر می‌تواند به برگزاری جلسات کاری موثر، تحریک نوآوری و کشف راه‌حل‌های بدیع منجر شود و فضای بحث را پویا کند.
کلاه آبی
کلاه آبی به‌عنوان کلاه مدیریت جلسه شناخته می‌شود. فردی که این کلاه را به سر می‌گذارد، وظیفه دارد نظرات و ایده‌های دیگران را جمع‌آوری و سازماندهی کند. این شخص به‌عنوان دبیر جلسه عمل کرده و روند بحث را کنترل می‌کند تا از رسیدن به اهداف جلسه اطمینان حاصل شود. نقش کلاه آبی در جمع‌بندی نتایج و تعیین گام‌های بعدی بسیار حیاتی است.
با انواع جلسات بیشتر آشنا شوید
برگزاری جلسات کاری موثر مستلزم شناخت انواع مختلف جلسات و ویژگی‌های هر یک از آن‌هاست. جلسات به دودسته اصلی رسمی و غیررسمی تقسیم می‌شوند که هر کدام هدف و ساختار خاص خود را دارند. جلسات رسمی، معمولا با نقش‌های مشخص و با یک دستور کار از پیش تعیین شده برگزار می‌شوند. این نوع جلسات شامل جلسات سهام‌داران، هیئت مدیره، استراتژی و مدیریت است که هر کدام با هدف خاصی برگزار می‌شوند و به تسهیل تصمیم‌گیری و برقراری ارتباط موثر در سازمان کمک می‌کنند.
در مقابل، جلسات غیررسمی به تعاملات دوستانه و صمیمی‌تر اشاره دارد که بدون دستور کار خاصی برگزار می‌شوند. این نوع جلسات معمولا برای حل مسائل، تقویت روابط بین اعضای تیم و تبادل نظر غیررسمی ایجاد می‌شوند.
برای مثال، جلسات حل مسئله زمانی برگزار می‌شوند که یک چالش وجود دارد و اعضای تیم برای یافتن راه‌حل مناسب دور هم جمع می‌شوند. همچنین، جلسات آب سردکن مجازی به گفت‌وگوهای غیررسمی و راحت بین اعضای تیم اشاره دارد که می‌تواند به ایجاد حس صمیمیت در بین کارکنان کمک کند.
بیشتر بخوانید: بهترین سایت‌های برگزاری وبینار برای وبینار مارکتینگ
جمع‌بندی
برگزاری جلسات کاری موثر نیازمند درک عمیق از انواع مختلف جلسات و تکنیک‌های مرتبط با آن‌هاست. از جمله نکات کلیدی برای موفقیت در این زمینه می‌توان به شناسایی هدف جلسه، تعیین ساختار و نقش‌های مشخص برای اعضا و انتخاب نوع مناسب جلسه اشاره کرد. تکنیک‌هایی مانند شش کلاه تفکر به افراد این امکان را می‌دهد که از زوایای مختلف به موضوعات نگاه کنند و از پیش‌داوری‌ها پرهیز کنند. همچنین، شناخت انواع جلسات رسمی و غیررسمی از جمله جلسات استراتژی، تیم‌سازی و طوفان فکری، به مدیران کمک می‌کند تا با استفاده از روش‌های خلاقانه و موثر، بهره‌وری و همکاری را در تیم‌های خود افزایش دهند.
سوالات متداول
- اصلی‌ترین نکات برای برگزاری جلسات کاری موثر کدام‌اند؟
آمادگی برای جلسه، انتخاب افراد مناسب برای حضور، مشارکت تمامی افراد و اجتناب از استفاده از گوشی همراه از نکات مهم برای برگزاری جلسات موثر محسوب می‌شوند.
- آیا برای برگزاری یک جلسه خوب و موثر تکنیکی هم وجود دارد؟
بله. شما می‌توانید از تکنیک ۶ کلاه برای موثر بودن جلسات کاری‌تان بهره ببرید.
